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2.4 Kommunikation |
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2.4.1 EinführungDer Einzelkämpfer, der sich ganz alleine um ein größeres Web-Projekt kümmert, ist eher selten. Viel häufiger dagegen ist, dass eine Website von einem ganzen Team von Fachleuten und Mitarbeitern betreut wird. Da gibt es dann den Webmaster/Koordinator, den Webdesigner, den HTML-Programmierer, den Perl-Guru, die Journalisten. Und alle wollen miteinander kommunizieren, Ideen austauschen, Vorgehensweise synchronisieren und sich Vorhaben vom Koordinator absegnen lassen.Eine funktionierende Kommunikation ist dafür die Voraussetzung. Funktioniert sie dennoch nicht, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Wir zeigen daher einige Möglichkeiten, die dazugehörigen Prozesse zu vereinfachen. |
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2.4.2 AlternativenKommunikation ist ein weitgefächerter Begriff - um mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren, gibt es viele Möglichkeiten.Zunächst wäre da einmal das klassische Gespräch. Nachteil: die physische Anwesenheit der Teilnehmer wird vorausgesetzt, die Kommunikation verläuft hier synchron (d.h. auf eine Nachricht des einen folgt direkt die Antwort des anderen). Dennoch ist das wohl die produktivste Kommunikationsform, wenn es z.B. um grundsätzliche Entscheidungen geht. Alle Nachrichten erreichen das Gegenüber direkt, neue Ideen lassen sich direkt skizzieren oder auf dem Monitor vorführen. Ähnlich verhält es sich mit dem Telefongespräch: Oftmals schneller als der Austausch von Emails, ist es dennoch eine synchrone Kommunikationsform. Wenn der Webdesigner den Programmierer andauernd anruft, um eine Kleinigkeit zu erfahren, dann wird der Programmierer zwangsläufig aus seinem Arbeitszyklus gerissen, und das stört die Produktivität. Man könnte es auch anders formulieren: Telefonanrufe wegen Belanglosigkeiten sind störend und nervig. Es scheint also, dass asynchrone Kommunikationsformen für alltägliche Angelegenheiten besser geeignet sind. Der Brief, der wohl die klassische Repräsentation der asynchronen Kommunikation ist, wird weiterhin benötigt, um z.B. Verträge oder ähnlich wichtige Dokumente auszutauschen. Wenn es darum geht, ein Team zu koordinieren, dann ist der Brief viel zu langsam. Die Email dagegen ist für solche Belange wunderbar geeignet: Die Kommunikation verläuft asynchron, ist nicht teuer und lässt sich ohne Probleme auch mit einer größeren Gruppe von Empfängern abwickeln. Wir werden daher im Folgenden die Email als Basis für weitere Überlegungen heranziehen und danach auf weitere Themengebiete eingehen. |
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2.4.3 Email-AnsätzeUnsere Ausgangssituation ist also: wir sind innerhalb einer größeren Personengruppe, mit der wir schnell und effizient kommunizieren wollen.Wer Email verwenden will, findet eine Vielzahl unterschiedlicher Programme und Lösungen. Einige davon wollen wir Ihnen hier vorstellen. 2.4.3.1 Standard-Email-Programme
Noch schlimmer sind jedoch die oft eingeschränkten Möglichkeiten zur Adressbuch-Verwaltung - wer Empfängergruppen von mehr als 20 Personen verwalten will, braucht ausgefeilte Adressbuch-Funktionen. Fazit: Optimal sind Standard-Email-Programme nicht, besonders bei größeren Empfängergruppen. 2.4.3.2 Online-Kommunikationsgruppen
Weiterer Vorteil: wer für jedes Thema nur genau eine Gruppe einrichtet, der kann online jederzeit die zu einem Thema gehörenden Nachrichten abfragen - sinnvoll, wenn längere Diskussionsverläufe nachvollzogen werden sollen. Nachteilig ist jedoch, dass die gesendeten Mails so völlig ungeschützt durchs Netz gehen. Wer das verhindern will, sollte auf einem lokalen Server entsprechende Software installieren. Wenn das - z.B. aufgrund großer räumlicher Distanzen zwischen den Gruppenmitgliedern - nicht möglich sein sollte, bleiben nicht viele Alternativen. Wer wirklich auf Sicherheit Wert legt, sollte die Gruppen-Software auf einem vertrauenswürdigen Internet-Server installieren, nur Zugriffe mit dem Web-Browser auf die Mails erlauben und die Kommunikation zwischen Browser und Server mit SSL verschlüsseln. 2.4.3.3 Professionelle Messaging-LösungenWer ohnehin in einem Firmen-Netzwerk arbeitet, kann meist auf bereits vorhandene Messaging-Infrastruktur wie Lotus Notes oder Microsoft Exchange zurückgreifen. Dass das sinnvoll ist, erscheint logisch: Diese Programme ermöglichen es problemlos, große Gruppen zu adressieren und bieten zudem noch durchaus nützliche Datenbank-Anwendungen. Beispielsweise ist es möglich, mit Lotus Notes eine ToDo- oder Status-Liste einzurichten. |
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2.4.4 Weitere Online-Kommunikationsformen2.4.4.1 Chat
Der Chat ist die Online-Version der Telefonkonferenz. Vorteile: ein automatisches Protokoll wird mitgeführt, der Chat ist meist wesentlich kostengünstiger als die entsprechende Telefonkonferenz. Außerdem lässt sich ein Durcheinander verschiedener Chat-Nachrichten leichter verstehen als viele, durcheinander redende Stimmen. Tipp: wenn Sie einen Chat mit Ihrem Team abhalten wollen, benutzen Sie doch die Moderations-Funktionen diverser Chat-Server. Zunächst sollten Sie Ihren Channel mit einem Passwort absichern, dann den Channel in den moderierten Modus schalten. Teilnehmer, die etwas sagen wollen, müssen sich vorher an einen Moderator wenden. Dieser schaltet die verschiedenen Personen dann individuell für das Senden von Nachrichten frei. 2.4.4.2 Messenger-SoftwareMessenger wie ICQ, AIM oder MS Messenger sind praktisch, wenn eine dringende Nachricht schnell übertragen werden soll. Auch für den direkten Austausch von Dokumenten eignen sie sich.Eine via Messenger übertragene Nachricht wird, sofern der Empfänger denn online sein sollte, direkt auf dem Bildschirm des Empfängers angezeigt. Eine sofortige Antwort wird meist erwartet. Nachteil dieser Kommunikationsform: Sie verläuft synchron, d.h. der Empfänger wird bei seiner aktuellen Beschäftigung gestört. Es lohnt sich sicher, noch einmal auf ICQ einzugehen: Gesprochen "I Seek You", ist es die eierlegende Wollmilchsau unter den Messenger-Programmen. Es ist problemlos möglich, ICQ als Mittler für andere Online-Kommunikationsprogramme zu benutzen. So wird es beispielsweise von ICQ unterstützt, eine Microsoft Netmeeting-Sitzung direkt aufzubauen. 2.4.4.3 NetmeetingNetmeeting ist dann interessant, wenn man seinem Kommunikationspartner etwas demonstrieren möchte, ohne es ihm direkt zu schicken, denn das Programm unterstützt die direkte Übertragung von Bildschirm-Inhalten. Wenn z.B. der Programmierer seinem Chef einmal die neue Benutzeroberfläche zeigen möchte, ist Netmeeting dafür geeignet, besonders im LAN. Praktischerweise können die an der Netmeeting-Konferenz beteiligten Personen dabei sowohl chatten als auch über den PC telefonieren.2.4.4.4 Diskussionsforen
Forensysteme sind hochinteressant, wenn es um komplizierte Diskussionen geht, schließlich ermöglichen sie eine baumartige, hierarchisch geordnete Struktur der einzelnen Nachrichten (bzw. in diesem Zusammenhang "Postings"). Das verschafft Überblick und ordnet jeder Antwort die vorhergehende Nachricht klar zu. Nachteil: Forensysteme können in Teilen als unpraktisch bezeichnet werden. Der Anwender muss den Web-Browser starten und sich dann durch die Forums-Struktur wühlen. Abhilfe schafft - in gewissem Maße - intelligente Forums-Software (z.B. vBulletin), die den Benutzern individuell mitteilt, wo sich noch ungelesene Nachrichten befinden. Wer sicherheitstechnische Bedenken hat, sollte das Board entweder lokal im LAN installieren oder die Kommunikation via SSL abwickeln. |
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